Finn riktig del av guiden
To dokumentasjonsbehov må holdes atskilt
Fagteamet trenger detaljert arbeidsdokumentasjon i et egnet saksverktøy. Regnskap og fakturering trenger dato, varighet, aktivitetstype, saksreferanse og godkjenning. Kopierer dere fagnotatet inn i timeteksten, kan det følge med til lønn, faktura og kundeportal.
Eksempel på bedre beskrivelse
| Uegnet økonomitekst | Bedre økonomisk referanse |
|---|---|
| Navn og antakelse om en persons handling | Sak U-42, dokumentgjennomgang, fase 1 |
| Detaljert sammendrag av et intervju | Sak U-42, avtalt samtalearbeid |
| Direkte lenke med åpen tilgang til bevis | Kontrollert dokument-ID uten tilgangstoken |
En nøytral beskrivelse skal fortsatt være sann og forståelig. «Diverse arbeid» gir dårlig kontroll. Bruk et lite sett kategorier som er definert i mandatet, og bevar den faglige dokumentasjonen hos riktig rolle.
Rett feil uten å miste sammenhengen
En medarbeider fører tre timer på feil sak. Rettingen må vise hvilken post som reverseres, korrekt saks-ID og hvem som godkjente endringen. Ikke slett opprinnelig grunnlag etter at det er brukt i en faktura. Avklar om endringen krever ny fakturadokumentasjon eller kreditnota.
Kontroller også at lønnsrapporten ikke mottar saksnavn eller kundeopplysninger den ikke trenger. Dersom ett system ikke kan begrense friteksten, må eksporten redusere feltene før den tas i bruk.
Test dette med syntetiske data i integrasjonsprøven. Se referansemodellen for å bestemme hvilke ID-er som er tilstrekkelige.