Finn riktig del av guiden
En bestilling er starten på kontrollen
Når en radio kjøpes på kort og senere faktureres, kan den samme kostnaden bli behandlet to ganger. Registrer bestillingsreferanse, betalingsmåte og hvem som skal kontrollere mottaket. En ordrebekreftelse er ikke nødvendigvis et endelig bilag.
Eksempel med ny utstyrspakke
En bedrift bestiller seks terminaler til et nytt objekt. To tas fra eksisterende reserve, fire kjøpes. Oppstartsbudsjettet må vise både ny kontantkostnad og at reserven er redusert. Ellers ser neste oppdrag ut til å ha utstyr tilgjengelig som allerede er disponert.
| Kontroll før betaling | Hva som sammenlignes |
|---|---|
| Bestilling | Avtalt antall, pris og leveringssted |
| Mottak | Faktisk mottatt utstyr og avvik |
| Faktura | Riktig foretak, beløp og referanse |
| Betalingsmåte | Ikke allerede oppgjort med kort |
Del ansvar uten å gjøre alt tungvint
Den som bestiller kan bekrefte mottak, men en annen godkjenningskontroll kan være nødvendig for større eller uvanlige kjøp. Bestem beløpsgrenser og unntak internt, uten å presentere dem som lovbestemte standarder.
Registrer retur og garanti med samme referanse som innkjøpet. Ved kreditnota må dere kontrollere både leverandørsaldo og hva som står igjen av utstyr. En økonomisk kredit er ikke bevis for at den fysiske enheten er levert tilbake.
Regnskapsfører vurderer regnskaps- og avgiftsbehandlingen av anskaffelsen. Systemet bør gi nødvendig dokumentasjon, ikke forsøke å avgjøre dette ut fra produktnavnet alene.
Se utstyrspoolen og månedslukk.