Finn riktig del av guiden
Start med kravene til det konkrete oppdraget
Ulike oppdrag kan ha ulike krav til medarbeideren og virksomheten. La fagansvarlig fastsette kravene, og bruk matrisen til å vise hvem som er kontrollert mot dem. Oppbevar dokumentasjon med begrenset tilgang og vis bare nødvendig status i vaktplanen.
Eksempel på en enkel kontrollmatrise
| Felt | Formål | Ansvar |
|---|---|---|
| Medarbeider-ID | Riktig person i bemanningen | Personalansvarlig |
| Kontrollert dokumenttype | Spor til grunnlaget | Fagansvarlig |
| Gyldig fra og til der relevant | Varsle behov for ny vurdering | Utpekt kontrollør |
| Oppdragets særkrav | Hindre feil disponering | Oppdragsansvarlig |
| Sist kontrollert | Vise at status er vurdert | Godkjenner |
Legg ikke politiattester eller andre beskyttede personaldokumenter i en bred kalender. Hvilke opplysninger som kan innhentes og lagres må vurderes konkret. Et grønt symbol bør kunne forklares med kontrollert dokumentasjon, men ikke gi alle planleggere tilgang til dokumentet.
Hva skjer ved et utløpsvarsel?
Avtal hvem som undersøker varselet, hvem som kan sperre en disponering og hvem som kan godkjenne ny status. Et system som bare sender e-post uten en ansvarlig mottaker gir lett falsk trygghet. Ved manuell overstyring skal begrunnelse og godkjenner registreres.
Prøv matrisen med en vakt som ligger etter en kjent utløpsdato og en medarbeider som nylig byttet rolle. Vurder også om status oppdateres før den sendes videre til andre systemer.
Les vaktbytte og rollebasert tilgang.