Finn riktig del av guiden
Én faktisk vakt kan gi flere typer lønnsgrunnlag
Start med faktisk arbeidstid per medarbeider. Legg deretter på avklarte lønnsarter og tillegg. Kundens betalingsmodell har en egen rolle: en fastprisavtale kan være uendret selv om en vakt blir lengre og medarbeiderens lønn må vurderes på nytt.
Arbeidsavtale, gjeldende regler og eventuell tariff danner grunnlaget for lønnsbehandlingen. Dokumenter den tolkningen virksomheten faktisk bruker, hvem som godkjenner den og fra hvilken dato den gjelder. En eksportfil skal gjennomføre den avklarte regelen.
Lag et regelkort før oppsettet
| Felt | Hva dere fyller inn |
|---|---|
| Regel | Hvilken type tid eller tillegg som skal behandles |
| Grunnlag | Avtale og konkret vurdering som regelen bygger på |
| Gyldighet | Fra hvilken dato og for hvilke medarbeidere |
| Lønnsart | Koden mottakersystemet skal bruke |
| Enhet | Timer, antall eller beløp etter den valgte modellen |
| Test | En vakt med forventet resultat |
| Godkjenner | Navngitt lønnsansvarlig |
Unngå beskrivelser som «kveld gir tillegg» uten klokkeslett, personkrets og enhet. Når regelen endres, må gammel behandling fortsatt kunne forklares.
Eksempel: åtte timer og to tilleggsenheter
I en illustrativ modell varer en vakt åtte timer. To av timene omfattes av et avtalt tillegg, som eksporteres på egen lønnsart. Forventet grunnlag er åtte grunntimer og to tilleggsenheter, ikke ti arbeidstimer. Tillegget kan ha en annen enhet i et annet oppsett; dette må prøves mot den faktiske avtalen.
| Kontroll | Forventet resultat i eksemplet |
|---|---|
| Faktisk arbeidstid | 8 timer |
| Grunntimer i lønn | 8 timer |
| Tillegg | 2 enheter på valgt lønnsart |
| Kapasitetsrapport | 8 utførte timer |
| Kundegrunnlag | Bestemmes av kundens prisavtale |
Prøv også en vakt over midnatt, en delt vakt og en retting etter at perioden er låst. Det er ofte disse overgangene som avslører feil dato, dobbel avrunding eller manglende medarbeiderkobling.
Før eksport: kontroller person, periode og status
Bruk stabil medarbeider-ID. Navn alene er for svakt ved navnelikhet eller navneendring. Kontroller at startdato, eventuell sluttdato og aktive arbeidsforhold er håndtert i riktig system.
Eksporten skal hente godkjent faktisk tid, med en kjent rutine for avvik. Dersom planlagt tid brukes som midlertidig grunnlag, må dette være en bevisst og kontrollert behandling med en etterfølgende avstemming. Det må ikke skje fordi systemet valgte en standardrapport.
Etter import: sammenlign det mottakeren faktisk fikk
Se på antall personer, antall poster, grunntimer og tillegg per lønnsart. En totalsum kan stemme selv om to personer har fått hverandres timer. Kontroller derfor både summer og noen representative enkeltposter.
Lag en avviksliste med disse statusene:
- Avvist: årsaken er kjent og posten er ikke behandlet hos mottaker.
- Mottatt: posten har mottaksreferanse og riktig innhold.
- Ukjent: overføringen ble avbrutt og resultatet må undersøkes.
- Korrigert: opprinnelig post og endringen kan følges sammen.
Ikke send hele filen på nytt ved ukjent status. Bruk feilrutinen før en omkjøring.
Når medarbeideren melder feil etter lønn
Finn opprinnelig timepost, avklart regel og mottaksstatus. Registrer en korreksjon med dato og godkjenner. Lønnsansvarlig bestemmer hvordan den skal behandles i en senere kjøring. Vurder fakturaen separat: kundens pris kan være uendret.
Kontroller også om årsaken er gjentakende. Feil lønnsart, plan i stedet for faktisk tid eller en periodegrense trenger en oppsettsendring, ikke bare flere manuelle rettinger. Akseptansetesten gir scenarioene dere bør prøve.
Skal lønnsarbeidet settes bort? På regnskapssiden ser dere hvordan godkjenning hos vaktleder og behandling hos regnskapsfører kan inngå i samme rutine.