Finn riktig del av guiden
Bestem hva registreringen skal dokumentere
En reise mellom objekter kan påvirke tidsgrunnlag, utlegg og oppdragskostnad på forskjellige måter. Avklar den konkrete behandlingen med lønnsansvarlig før dere bygger eksporten. Ikke bruk en standardsats fra en gammel mal uten å kontrollere hvilken ordning og periode den gjelder.
Eksempel på en kveld med to oppdrag
Medarbeideren arbeider først på objekt A og deretter på objekt B. Det oppstår dokumentert transportutgift på 320 kroner. Bedriften må avgjøre hvordan kostnaden fordeles. Kundene har ikke automatisk betalingsplikt bare fordi medarbeideren får refusjon.
| Grunnlag | Hvem kontrollerer? |
|---|---|
| Reisens formål og oppdrags-ID | Vaktleder |
| Originalbilag og betalingsmåte | Økonomiansvarlig |
| Avtalt refusjonsordning | Lønnsansvarlig |
| Kundens eventuelle reisepost | Avtaleansvarlig |
Unngå dobbelt oppgjør
Hvis bedriften betalte transporten med firmakort, skal medarbeideren ikke også få samme beløp refundert. Match betalingsmåte og bilagsreferanse før refusjon. Ved kombinasjon av private og bedriftsbetalte kostnader må oppstillingen vise hva som faktisk kreves tilbake.
Send bilag gjennom den avtalte kanalen. Ikke bruk hendelsesbeskrivelser eller kundens adgangsinstruks som forklaring på reisens formål. Nøytral oppdragsreferanse og nødvendig dokumentasjon er bedre.
Ved månedsslutt bør uoppgjorte reiseregninger vises i kostnadsprognosen. Ellers ser objekter med mange sene refusjoner mer lønnsomme ut enn de er.
Les utlegg i undersøkelsesoppdrag der dokumentene er særlig sensitive, og månedslukk.