Finn riktig del av guiden
Refusjon og viderefakturering er to beslutninger
En dokumentert utgift kan være bedriftens kostnad uten at kunden skal betale den separat. Start derfor med oppdragsavtalen: Hva er inkludert, hva krever forhåndsgodkjenning, og hvilke bilag kan kunden få uten å se fortrolige opplysninger?
Illustrasjon med reisebudsjett
En reise har avtalt utleggsramme på 6 000 kroner. Faktisk transport og overnatting blir 5 200 kroner, mens et nytt reisefølge koster 1 400 kroner ekstra. Det gir 6 600 kroner i kostnad. Avklar de 600 kronene over rammen før dere automatisk viderebelaster hele beløpet.
| Kontroll | Dokumentasjon |
|---|---|
| Bedriftens kostnad | Originalbilag og hvem som hadde utlegget |
| Saksfordeling | Nøytral saks-ID og aktivitet |
| Kundens betalingsplikt | Mandat eller godkjent endring |
| Fakturatekst | Nødvendig økonomisk forklaring |
Bevar originalen i riktig kanal
Ikke endre eller sladde et originalbilag uten å beholde korrekt regnskapsdokumentasjon. Dersom kunden trenger en begrenset visning, avklar hvordan et eget vedlegg kan lages og hva som kan deles. Original og kundevedlegg har forskjellige formål.
Regnskapsfører må vurdere avgiftsbehandling, refusjon og eventuell viderefakturering konkret. Et beløp merket «utlegg» blir ikke automatisk en avgiftsfri gjennomstrømningspost.
Få inn utgiftene før fasen lukkes, også når medarbeideren ikke har sendt reiseregningen. Bruk et estimat i prognosen og avstem mot bilaget senere.
Les reise og refusjon for ansatte og faseavslutning for resten av løpet.
Ved kjøp av eksternt fagarbeid er det en egen leverandørbestilling, ikke bare en reiseregning. Se ekstern fagbistand.