Finn riktig del av guiden
Samle økonomien før du kaller saken oppgjort
En sluttrapport kan være levert selv om timer eller leverandørkostnader mangler. Samtidig kan en betalt sak fortsatt kreve avklart tilgang og håndtering av fagmateriale. Bruk en økonomisk sluttliste og en egen faglig beslutning om dokumentasjon, tilgang og videre oppfølging.
Den økonomiske listen bør vise avtalt ramme, godkjente endringer, fakturerbart arbeid, kjente kostnader, tidligere krav og innbetalinger. Hvert åpent punkt får en eier og neste handling. «Saken er lukket» er for lite presist til å styre alle disse oppgavene.
Eksempel: fase med tidligere avregning
Anta et oppdrag i dette eksemplet med 80 avtalte timer og en godkjent utvidelse på fem timer. Samtlige 85 timer er utført og kontrollert. Eksempelprisen er 1 000 kroner per time. Kunden har også godkjent 3 000 kroner i reisekostnad og 12 000 kroner for en ekstern analyse som faktureres etter avtalen.
Alle beløp i regneeksemplet er uten merverdiavgift. Oppstillingen viser avtalt vederlag og tidligere fakturering; innbetalingene avstemmes separat.
| Avklart kundegrunnlag | Beregning | Beløp |
|---|---|---|
| Opprinnelig fase | 80 × 1 000 kr | 80 000 kr |
| Godkjent utvidelse | 5 × 1 000 kr | 5 000 kr |
| Avtalte reiser | Godkjent oppstilling | 3 000 kr |
| Ekstern analyse | Avtalt viderebelastning | 12 000 kr |
| Samlet avklart grunnlag | 100 000 kr |
Av grunnlaget på 100 000 kroner er 30 000 kroner tidligere fakturert. Det gjenstår dermed 70 000 kroner før merverdiavgift å avregne. Sluttdokumentet må knyttes til tidligere avregning slik at samme leveranse ikke faktureres to ganger.
Kontroller tidligere betalinger separat mot de fullstendige fakturabeløpene. En ubetalt tidligere faktura følges opp som et åpent krav; den skal ikke bli nytt salg på sluttdokumentet. Se forskudd og sluttoppgjør når kunden har betalt på forhånd.
Behandle uavklarte poster uten å skjule dem
I tillegg finnes to registrerte timer uten avklart kundebestilling og 400 kroner i reise som medarbeideren ennå ikke har dokumentert. Disse postene er ikke med i de 100 000 kronene ovenfor. De skal likevel vurderes i den interne kostnads- og sluttprognosen.
| Restpunkt | Spørsmål | Ansvarlig avgjørelse |
|---|---|---|
| To ekstra timer | Hører de til avtalt omfang eller en utvidelse? | Saks- og avtaleansvarlig |
| Reise uten ferdig bilag | Hva er faktisk kostnad, betalingsmåte og dokumentasjon? | Medarbeider og økonomiansvarlig |
| Ekstern analyse uten faktura | Er leveransen godkjent, og stemmer avtalt kostnad? | Bestiller |
| Siste kundekrav | Er tidligere faktura og betaling tatt med? | Fakturaansvarlig |
En avklart prisreduksjon er en kommersiell avgjørelse. Den skal ikke omskrive hvor mye arbeid som faktisk er utført. Lønns- og personalbehandling vurderes etter sitt eget grunnlag.
Kunden ser prisgrunnlaget, ikke hele saksarkivet
Sluttoppstillingen kan vise saks-ID, fase, periode, godkjente timer og avtalte utlegg. Rapport og fortrolig materiale overleveres i den avtalte faglige kanalen til riktig mottaker. Fakturaens økonomimottaker skal ikke automatisk få tilgang til rapporten.
Registrer hvilken rapportversjon som er levert, når den ble mottatt og hvem som følger opp eventuelle avtalte rettinger. En generell status «fil sendt» kan ikke forklare om den avtalte leveransen er godkjent eller hva som gjenstår. Rapportoverleveringen beskriver rollene.
Avstem bidraget når kostnadsgrunnlaget er klart
Sammenlign kundens avklarte pris med intern tid, reiser og kjøpte fagoppgaver. Ta med kjent arbeid som ennå ikke har et bilag, med tydelig estimat og senere kontroll. Regnskapsfører vurderer periodiseringen.
Når leverandørfakturaen kommer, sammenlignes den med bestilling og godkjent leveranse. En forskjell oppdaterer oppdragsresultatet; den blir ikke automatisk et nytt krav mot kunden. Bruk saksmarginen til å skille estimatfeil, nye bestillinger og intern omarbeiding.
Avslutt ansvar og tilgang med egne beslutninger
Oppbevaring og sletting må vurderes for avtaler, regnskapsdokumenter og fagmateriale hver for seg. Altinn forklarer hvilket regnskapsmateriale som skal oppbevares, blant annet at en avtale kan være nødvendig dokumentasjon for en faktura som viser til den. Avklar derfor dokumentenes funksjon før automatiske sletteregler settes. Betalt faktura betyr ikke i seg selv at alt saksinnhold skal slettes eller beholdes uten sluttdato.
Noter hvem som svarer på senere økonomispørsmål, også hvis oppdragsleder slutter. Fjern tilganger som ikke lenger trengs, men sørg for at nødvendig dokumentasjon fortsatt kan finnes av riktig rolle. Ved en senere retting skal opprinnelig grunnlag og beslutningen om korreksjonen kunne følges sammen.