Finn riktig del av guiden
Rapportmottaker er ikke alltid fakturamottaker
En kunde kan ha et økonomisenter som mottar alle fakturaer, mens rapporten bare skal til en avgrenset oppdragsansvarlig. Dersom rapporten sendes som fakturavedlegg, kan mottakerkretsen bli mye større enn avtalt. Lag to separate overleveringer med egne rettigheter og kvitteringer.
Et eksempel med tre roller
| Rolle hos kunden | Trenger | Skal ikke automatisk motta |
|---|---|---|
| Mandatansvarlig | Fagrapport og beslutningspunkter | Medarbeidernes lønnsopplysninger |
| Innkjøpsansvarlig | Omfang og avtalt kostnadsramme | Råmateriale og fagnotater |
| Fakturamottaker | Betalingskrav og nøytral referanse | Selve undersøkelsesrapporten |
Kunden må bekrefte mottaker og kanal. Ikke stol på en adresse som bare står i et gammelt regneark. Ved endret kontaktperson skal fullmakt og tilgang kontrolleres før materialet flyttes.
Avtal når leveransen er mottatt
En teknisk opplasting er ikke alltid en bekreftet leveranse. Definer hva som teller som mottak, hva som gjøres ved feil adresse og hvordan en korrigert rapport erstatter den tidligere versjonen. Behold sporbar versjon uten å spre begge filene i flere økonomimapper.
Fakturaen kan vise saks-ID, avtalt fase, periode og kostnadsgrunnlag. Hvis kunden krever mer informasjon, vurder et separat begrenset vedlegg gjennom godkjent kanal. Kravet om forklaring av fakturaen er ikke grunn til å sende hele saksarkivet.
Når mottak og økonomi er avklart, bruk avslutningsrutinen. Hvis leverandøren eller saksverktøyet skal skiftes, se leverandørexit.