Finn riktig del av guiden
Merk forskuddet med oppdrag og vilkår
Et forskudd sier at kunden har betalt før et endelig oppgjør. Det sier ikke alene hvordan betalingen skal bokføres eller avgiftsbehandles. Avklar dette med regnskapsfører ut fra avtalen og dokumentasjonen. Ikke la en standard fakturamodul definere kontraktsvilkårene.
Illustrativt sluttoppgjør
Et arrangement har 20 000 kroner innbetalt på forhånd. Avklart endelig krav blir 54 000 kroner etter avtalen. Oppstillingen må vise at det gjenstår 34 000 kroner, med korrekt dokumentasjon for tidligere betaling. Beløpene er kun eksempler.
| Kontroll | Spørsmål |
|---|---|
| Opprinnelig betaling | Hvilken kunde og hvilket oppdrag gjelder den? |
| Avtale | Hva dekker forskuddet ved endring eller avlysning? |
| Sluttgrunnlag | Er timer, utlegg og prisreduksjoner godkjent? |
| Rest eller refusjon | Er tidligere beløp riktig tatt med? |
Avlysning krever en ny beregning
Hvis arrangementet avlyses, er ikke hele forskuddet automatisk bedriftens inntekt. Finn avtalt avbestillingsregel, dokumenterte kostnader og eventuelle særskilte avtaler. La ansvarlig person godkjenne oppgjøret før refusjon eller nytt krav sendes.
Før refusjon må betalingsmottaker og kontoinformasjon kontrolleres. En refusjon til tredjepart krever særskilt avklaring; ikke bruk et kontonummer fra en videresendt melding uten kontroll.
Før en liste over åpne forskudd per kunde og oppdrag ved månedsslutt. Gamle småbeløp skal ikke bli liggende uten ansvarlig og neste handling. Avstem mot bank og regnskap, slik at fakturaoversikten ikke er den eneste sannheten.
Gå til arrangementsoppgjør og bankavstemming.