Finn riktig del av guiden
Avgrens den eksterne bestillingen
Et undersøkelsesoppdrag kan trenge ekstern dokumentgjennomgang, teknisk analyse eller oversettelse. Kunden har ett mandat, mens dere gjør en egen bestilling hos fagleverandøren. De to avtalene må henge sammen, men er ikke den samme avtalen.
Bestill med nøytral saks- og fasereferanse, oppgave, forventet leveranse, prisgrunnlag og en ansvarlig mottaker. Avklar hva leverandøren trenger av materiale, hvem som kan få resultatet og hvordan en utvidelse skal bestilles. Fagansvarlig vurderer leverandørens kompetanse og om oppgaven og metoden passer saken.
En bestilling som kan kontrolleres
| Felt | Eksempel |
|---|---|
| Referanse | U-42, fase 2, bestilling E-03 |
| Oppgave | Gjennomgå det definerte dokumentsettet og levere vurderingen bestillingen beskriver |
| Leveranse | Rapport med avtalt struktur og én avklart kommentarrunde |
| Prisgrunnlag | Fastpris 12 000 kroner uten merverdiavgift |
| Ikke inkludert | Nytt dokumentsett og ytterligere rapportversjoner |
| Godkjenner | Navngitt saksansvarlig |
| Tilgang | Avtalt materiale gjennom egnet kanal, for den avtalte oppgaven |
Detaljer om saken skal ikke legges inn i en bred innkjøpsoversikt. Bruk nøytral referanse til bestillingen og hold nødvendig faglig materiale i den avtalte dokumentflyten.
Avklar kundens pris samtidig
En leverandørkostnad på 12 000 kroner kan inngå i kundens fastpris, viderebelastes etter en avtalt modell eller kreve en ny kundebestilling. Det må avgjøres før dere forutsetter ny inntekt. Å merke posten «eksternt arbeid» i regnskapet skaper ingen prisavtale med kunden.
Hvis kostnaden inngår i en fastprisfase på 60 000 kroner, er de 12 000 kronene en del av kostnadskalkylen. Dersom kunden i stedet har godkjent en separat analysepris, må den kunne spores til godkjenningen. Regnskapsfører vurderer avgift og dokumentasjon for den faktiske leveransen.
Eksempel: leverandøren får et nytt dokumentsett
Etter første levering ber en medarbeider leverandøren om å vurdere mer materiale. Det anslås til 3 000 kroner ekstra. Saksansvarlig må først avgjøre om det nye arbeidet er nødvendig, om det ligger innenfor kundemandatet og hvem som kan godkjenne kjøpet.
| Beslutning | Hva som registreres |
|---|---|
| Opprinnelig leveranse godkjent | Henvisning til E-03 og mottatt rapportversjon |
| Tillegg bestilt | Egen endring, 3 000 kroner og ansvarlig godkjenner |
| Kundens behandling | Inngår i fastpris, godkjent tillegg eller avventer beslutning |
| Oppdatert prognose | 12 000 + 3 000 = 15 000 kroner i ekstern kostnad |
Beløpene er illustrasjoner uten merverdiavgift. Hvis kunden ikke har kjøpt tillegget, skal de 3 000 kronene ikke automatisk opprettes som en ny kundelinje. Om leverandøren har et krav mot dere, avhenger av den konkrete bestillingen og avtalen; avklar en uenighet særskilt.
Kontroller faglig mottak før fakturaen godkjennes
Økonomiansvarlig kan kontrollere beløp og referanse, men må få bekreftet om riktig leveranse faktisk er mottatt. Saksansvarlig kontrollerer om vurderingen dekker bestillingen, om eventuelle mangler er meldt og om en ny versjon er avtalt.
Skill feilretting i den opprinnelige leveransen fra nye faglige spørsmål. En leverandør kan ha levert den avtalte gjennomgangen uten å gi det funnet kunden håpet på. Tilsvarende er en fil med riktig navn ikke bevis på at innholdet svarer til bestillingen.
Ved månedsslutt vises bekreftede leveranser uten faktura som kjente kostnader i prognosen. Bestilt arbeid som ennå ikke er utført vises som en gjenstående forpliktelse eller forventet kostnad i styringsoversikten. Unngå å telle samme arbeid både som mottatt og som gjenstående. Fasebudsjettet viser hvordan dette påvirker rammen.
Avklar senere rettinger og tilgang
Noter hvilken versjon som er godkjent, hvem som mottar rettinger og hva som skal skje med tilgangen etter leveransen. Leverandørbytte skal ikke føre til at dokumenter kopieres til flere økonomimapper eller at en gammel bruker blir stående med bred tilgang.
Bruk mandatet ved bestilling, saksreferanser ved overføring og avslutningslisten når fasen er ferdig.