Finn riktig del av guiden
Skriv hva kunden skal få, og hva som utløser mer arbeid
Før mandatet skrives, brukes kundeinntaket til å samle tilbudsgrunnlaget. Et mandat skal gjøre det mulig å avgjøre om en aktivitet hører til oppdraget, om den må bestilles særskilt og hvem som kan ta den avgjørelsen. En undersøkelse kan avdekke nye spørsmål uten at disse automatisk inngår i den opprinnelige bestillingen.
Bruk en nøytral saks-ID gjennom mandat, timeføring og økonomisk rapportering. Detaljer om personer, hypoteser og bevis ligger i saksarbeidet. Fakturamottakeren trenger å forstå kravet, men er ikke nødvendigvis den som skal motta fagrapporten.
Eksempel på første fase
I dette eksemplet ønsker kunden en gjennomgang av et definert dokumentsett og en statusrapport. Første fase har en avtalt ramme på 30 timer. Fasen omfatter ikke nye intervjuer eller gjennomgang av en annen virksomhets materiale.
| Del av mandatet | Konkret registrering |
|---|---|
| Oppdragsgiver | Riktig juridisk avtalepart og fakturamottaker |
| Saksreferanse | U-42, fase 1 |
| Spørsmål | Spørsmål knyttet til dokumentsett D-01 |
| Avtalt arbeid | Gjennomgang av dokumentsett D-01 og statusrapport |
| Økonomisk ramme | Inntil 30 timer etter prisavtalen |
| Kontrollpunkt | Status før rammen er brukt opp, med tid til rapportering |
| Ikke inkludert | Nye intervjuer, annet dokumentsett og ekstern analyse |
| Endringsrett | Navngitt fullmektig hos kunden |
| Mottak | Avtalt rapportmottaker og leveranseform |
Mandatet skal beskrive arbeidet og leveransen, ikke love at undersøkelsen vil bekrefte et bestemt forhold. Faglig ansvarlig vurderer forsvarlig metode og hvilke undersøkelser som kan gjennomføres.
Skill ramme, estimat og fastpris i bestillingen
Et anslag på timer og en avtalt øvre grense må ikke behandles likt i systemet. Skriv hva som skal skje når forbruket nærmer seg beløpet eller timetallet. Hvis kunden kjøper en fastprisfase, må dere fortsatt følge intern kostnad og gjenstående arbeid.
| Valgt avtale i oppdraget | Hva økonomioppfølgingen må vise |
|---|---|
| Timer med avtalt øvre ramme | Utført tid, ubehandlet tid og hva som gjenstår før rammen nås |
| Fastpris for en definert fase | Avtalt leveranse, intern kostnad og prognose for å bli ferdig |
| Løpende arbeid med estimat | Oppdatert prognose og den avtalte rutinen for varsling og nye beslutninger |
Avklar betydningen i den konkrete avtalen. Ikke la et felt som bare heter «budsjett» avgjøre om teamet kan fortsette eller hva kunden skal betale.
Nytt spørsmål krever en synlig beslutning
Etter dokumentgjennomgangen ber kunden om en ny intervjurunde. Teamet har brukt 22 timer og trenger fire timer til den avtalte statusrapporten. Den opprinnelige rammen har dermed bare fire timer igjen til annet arbeid, ikke åtte. Intervjurunden er anslått til ti timer.
Lag en endringsbestilling som viser hva den nye runden omfatter, hva den koster eller bruker av tid og om statusrapporten fortsatt skal leveres først. Kunden kan bestille en ny fase, avgrense spørsmålet eller avslutte etter statusen. Registrer avgjørelsen før det nye arbeidet begynner.
Behold opprinnelig mandat og ny versjon. En gammel faktura skal fortsatt kunne forklares med vilkårene som gjaldt da arbeidet ble gjort. Fasebudsjettet gir en praktisk modell for kontrollpunktet.
Tre fullmakter som kan tilhøre ulike personer
Bestillingsansvarlig godkjenner oppdrag og tillegg. Rapportmottakeren får faglig leveranse. Fakturamottakeren behandler betalingskravet. Registrer hver rolle særskilt, og kontroller endringer av kontaktperson mot kundens avtalte fullmakt.
Hvis bestillingen kommer via advokat, forsikringsselskap eller en annen mellompart, må det fremgå hvem som er avtalepart og hvem som betaler. Det følger ikke automatisk av e-postadressen til den som sender dokumentene. Ved uklarhet avklares bestillingen før videre arbeid eller deling av materiale.
Gjør mandatet brukbart i økonomiflyten
Lag aktivitetskategorier som svarer til fasene: dokumentgjennomgang, avtalte samtaler og rapportering. Detaljert fagtekst skal ikke kopieres til time- og fakturalinjer. En nøytral saks- og fasereferanse er ofte bedre økonomisk dokumentasjon enn et navn eller en hypotese.
Avtal også hvordan eksterne fagoppgaver bestilles. Ekstern fagbistand trenger egen leveranse, pris og mottakskontroll. Ved slutten av fasen brukes avslutningslisten til å få både økonomi og videre ansvar på plass.