Finn riktig del av guiden
Et timebudsjett trenger et beslutningspunkt
«Vi sier fra når det nærmer seg» fungerer dårlig hvis flere medarbeidere registrerer timer sent. Avtal kontrollpunkt før hele rammen er brukt, og vis både godkjent tid, ubehandlet tid og bestilte utlegg. En rapport med bare fakturerte timer gir for sen varsling.
Illustrativ fase på 40 timer
En første fase har ramme på 40 timer. 25 timer er godkjent, seks er registrert og venter på kontroll, og ytterligere fire er planlagt for avtalt rapportering. Da er bare fem timer reelt udisponert, selv om fakturasystemet viser 15.
| Del av rammen | Timer | Behandling |
|---|---|---|
| Godkjent forbruk | 25 | Klart kostnadsgrunnlag |
| Til kontroll | 6 | Avklar før ny aktivitet |
| Planlagt avslutning | 4 | Reserver i prognosen |
| Ledig ramme | 5 | Krever fortsatt faglig prioritering |
Velg mellom tre reelle alternativer
Ved kontrollpunktet kan kunden godkjenne mer arbeid, avgrense spørsmålet eller avslutte fasen med en status. Vis hva hvert valg betyr for leveranse og kostnad. Ikke bruk usikkerhet i undersøkelsen som begrunnelse for automatisk utvidelse.
Den faglige ansvarlige vurderer hvilke aktiviteter som gir mening. Økonomiansvarlig oppdaterer prognosen og kontrollerer fullmakt. Unngå detaljerte metode- eller personbeskrivelser i den økonomiske rapporten; den kan bruke aktivitetskategorier og saks-ID.
Sammenlign prognosen med faktisk avslutning for å forbedre neste estimat. Skill mellom et svakt estimat, en avtalt utvidelse og reelt merarbeid som ikke kan viderefaktureres.
Bruk mandatstyring og timebeskrivelser som underlag.
Ta også med kostnader som ikke er timeført
Et timebudsjett kan være innenfor rammen selv om eksterne analyser og reiser gjør totalen for høy. Vis derfor både timer og penger. Summer i økonomirapporten kan bruke nøytrale aktivitetskategorier uten å beskrive metoder eller berørte personer.
| Budsjettpost | Godkjent forbruk | Bundet eller forventet rest |
|---|---|---|
| Intern tid | Kontrollerte timer med intern kostnadsmodell | Avtalt rapportering og kvalitetssikring |
| Ekstern bistand | Mottatt faktura eller bekreftet leveranse | Bestilt analyse som ennå ikke er fakturert |
| Reise | Leverte bilag og godkjente utlegg | Kjent reise og uleverte reiseregninger |
Eksempel: Fasen har en samlet kostnadsramme på 50 000 kroner i en intern kalkyle. Forbruket er 32 000 kroner. Det er bestilt analyse til 12 000 kroner og forventet rapportarbeid for 8 000 kroner. Prognosen er da 52 000 kroner, ikke 32 000. Avviket må tas opp mens dere fortsatt kan velge videre arbeid. Tallene er illustrative og uten merverdiavgift.
Skriv beslutningen slik at neste person forstår den
Ved kontrollpunktet bør dere registrere godkjent ramme videre, hvilken leveranse den gjelder, hva som er utsatt eller tatt ut og hvem som kan bestille mer. En melding om å «fortsette litt til» gir for lite grunnlag for både team og fakturering.
Kundens budsjett og intern kostnadsprognose har ulike formål. Kunden kan ha en fast pris, mens dere trenger å se om ekstra arbeid spiser opp bidraget. Bruk saksmarginen til dette. Hvis den nye bestillingen endrer mandatet, oppdater oppdragsavgrensningen før videre arbeid.