Finn riktig del av guiden
Finn ut hva kunden trenger å beslutte
En første henvendelse kan inneholde en lang historie, men et uklart spørsmål. Begynn med kundens behov: hvilken beslutning skal arbeidet gi grunnlag for, og hvilken leveranse vil være nyttig? Det gir et bedre tilbud enn å starte med en åpen bestilling på «å undersøke saken».
Registrer en foreløpig henvendelsesreferanse og én ansvarlig som følger den opp. Samle forretningsgrunnlaget for vurderingen: oppdragsgiver, ønsket tidsrom, leveranse og hvem som kan godkjenne kostnaden. Materiale som må gjennomgås faglig, håndteres i bedriftens valgte saksrutine.
Avklar rollene før tilbudet skrives
| Rolle | Spørsmål dere trenger svar på |
|---|---|
| Forespørrer | På vegne av hvem tar personen kontakt? |
| Avtalepart | Hvilken virksomhet eller person skal inngå avtalen? |
| Bestillingsansvarlig | Hvem kan godkjenne første fase og senere endringer? |
| Rapportmottaker | Hvem skal motta resultatet av arbeidet? |
| Betaler | Hvem skal faktureres, og hvilke referanser kreves? |
En advokat, et forsikringsselskap eller et konsernkontor kan være mellomledd. Noter rollen uttrykkelig fremfor å anta at den som sender e-post også er kunden og fakturamottakeren.
Vurder om oppdraget passer virksomheten
La fagansvarlig vurdere spørsmålet, kompetansebehov, mulige interessekonflikter og om arbeidet kan tas på. Gjør dette før dere sender et kommersielt tilbud som forutsetter en bestemt gjennomføring. Et mulig økonomisk interessant oppdrag kan kreve kapasitet eller fagbistand dere ikke har tilgjengelig.
Skill mellom tid brukt på en kort tilbudsavklaring og en betalt innledende gjennomgang. Hvis gjennomgangen skal faktureres, må kunden forstå hva som bestilles, prisgrunnlaget og hva vedkommende får tilbake. En første samtale bør ikke gli ubemerket over i fakturerbart saksarbeid.
Tilby et første steg kunden kan ta stilling til
Et stort og uklart behov kan deles i faser. Første fase kan for eksempel være å gjennomgå et bestemt dokumentsett og gi en status med forslag til videre arbeid. Beskriv leveransen, hvilke deler som inngår, forventet tid og hvilken økonomisk ramme kunden skal godkjenne.
Unngå å knytte prisen til at arbeidet må bekrefte kundens forventede funn. Avtalen bør beskrive arbeidet og leveransen. Nye opplysninger kan endre hva det er nyttig å gjøre videre.
Mandatguiden viser hva som skal registreres når kunden vil gå videre. Fasebudsjettet gir en modell for neste beslutning.
Se på kapasiteten bak leveringsplanen
Kontroller hvem som kan utføre arbeidet, hvem som kvalitetssikrer og hvor mye tid sluttrapporten krever. Sett også av plass til allerede lovede oppdrag. Et løfte om leveringsdato må bygge på denne planen.
Trengs oversettelse, dokumentanalyse eller annen bistand, må leverandørens kapasitet og pris inn i tilbudsvurderingen. Ekstern fagbistand beskriver hvordan kjøpet følger kundens oppdrag.
Gi henvendelsen en tydelig avslutning
Etter tilbudet registreres akseptert, avslått eller avventer, med neste oppfølging. Ved aksept opprettes saks- og fasereferanser som følger timeføring og økonomi. Ved avslag avsluttes videre oppfølging og materialet håndteres etter bedriftens rutine.
Bekreft også hvordan kunden skal motta status og rapport. Rapportoverleveringen bør være planlagt allerede før arbeidet begynner. Da blir det enklere å gi kunden en samlet leveranse fremfor å løse mottaker og betaling i etterkant.