Finn riktig del av guiden
Begynn med oppdragene som krysser perioder
Årsavslutningen blir enklere når dere kan vise hva som er levert, fakturert og betalt, og hvilke kostnader som gjenstår. Et avsluttet kalenderår betyr ikke at alle vaktavtaler eller undersøkelsessaker er avsluttet. Lag en liste over de åpne forholdene og gi hvert punkt en ansvarlig.
Økonomisk dokumentasjon kan bruke nøytral oppdrags-ID, periode, beløp og avtalegrunnlag. Fagmateriale og hendelseslogger beholdes i den egnede dokumentflyten. Regnskapsfører avklarer hvilket ytterligere grunnlag som trengs.
Tre vanlige situasjoner ved periodeslutt
| Situasjon | Hva dere forbereder | Spørsmål som må avgjøres |
|---|---|---|
| Vakter utført, men ikke fakturert | Godkjent tid, prisavtale og årsak til venting | Hvilket økonomisk grunnlag er tilstrekkelig avklart? |
| Underleverandør har levert uten faktura | Bestilling, utført omfang og kostnadsestimat | Hvordan dokumenteres og periodiseres kostnaden? |
| Kunden har betalt før leveransen er ferdig | Avtale, innbetaling og leveransestatus | Hvordan behandles betalingen og restleveransen? |
Den konkrete regnskaps- og avgiftsbehandlingen vurderes av regnskapsfører. Denne oversikten gjør vurderingen mulig, fremfor å la datoen på et senere bilag styre alt.
Eksempel: en undersøkelsesfase over årsskiftet
En avtalt fase har fastpris 90 000 kroner. Kunden har betalt 30 000 kroner. Ved periodeslutt har teamet registrert 45 av forventet 60 timer, men det gjenstår en avtalt ekstern analyse og sluttrapport.
Det er fristende å bruke 45/60 og beregne inntekt automatisk. Men timetallet sier ikke alene om leveransen er tilsvarende ferdig, om fastprisen fortsatt er realistisk eller hva den eksterne analysen vil koste. Forbered derfor:
- Mandat og eventuell endringsordre.
- Status på avtalte leveranser og godkjent arbeid.
- Gjenstående aktiviteter og oppdatert kostnadsprognose.
- Tidligere fakturaer og faktisk innbetaling.
- Uavklarte forhold som kan endre oppgjøret.
Dette gir et bedre grunnlag for regnskapsvurderingen og for en realistisk oppdragsprognose. Bruk fasebudsjettet underveis i saken.
Utstyr: bekreft hva bedriften faktisk har
Regnskapets utstyrsliste må kunne sammenlignes med anskaffelser, salg, tap og avgang. Finn enheter som er ute på objekt, til reparasjon, returnert eller ikke gjort rede for. Noter hvem som har kontrollert status og når.
For bedriftseid utstyr hos alarmkunder er opphørt abonnement ikke det samme som returnert enhet. For solgt utstyr kan garantisaker fortsatt gi kostnader. Utstyr og service knyttet til overvåking beskriver dette løpet.
Kunde- og leverandørposter trenger en sann status
Avstem bank og åpne poster. Et gammelt krav må ikke bare stå «til purring» dersom kunden har reist en reell tvist. Vis hvilken del som er omstridt, hva saken gjelder økonomisk og hvem som følger opp. Regnskapsfører trenger denne statusen for videre vurdering.
Se også etter uavklarte forskudd, for mye betalt fra kunde og leverandørkrediteringer som ikke er matchet. Småbeløp skal ha en forklaring, ikke bare leve videre fra år til år.
Samle spørsmålene i én beslutningsliste
| Felt | Hvorfor det trengs |
|---|---|
| Nøytral oppdrags- eller dokumentreferanse | Finne grunnlaget uten å spre saksinnhold |
| Foreløpig beløp og periode | Vurdere betydning og avgrensning |
| Kilde og status | Se hva som er bekreftet og hva som er estimert |
| Ansvarlig og neste handling | Få et konkret svar |
| Avgjørelse | Kunne forklare avslutningen senere |
Planlegg en overlevering hvis oppdragsleder skal slutte. Økonomiske spørsmål kan komme etter at saken er ferdig; nødvendig dokumentasjon må fortsatt kunne finnes av riktig rolle.
Bruk månedslukk gjennom året. Vil dere sette bort avslutning og løpende regnskap, se regnskapstjenesten.