Finn riktig del av guiden
Bestem hvor hver opplysning eies
Kunde, avtale, tid og faktura kan finnes i flere systemer. Velg hvilket system som er hovedkilde for hvert felt og hvem som kan endre det. To systemer som begge oppdaterer kundepris uten en konfliktregel kan lage feil uten tydelig feilmelding.
Et minimalt feltkart
| Fra oppdragssystem | Til økonomiflyten | Kontroll |
|---|---|---|
| Stabil oppdrags-ID | Referanse eller kostnadssted | Samme ID ved senere retting |
| Godkjent prisgrunnlag | Fakturalinje eller importgrunnlag | Prisversjon og periode |
| Faktisk godkjent tid | Lønns- eller kalkylegrunnlag | Ikke planlagt tid |
| Saksreferanse | Nøytral økonomisk referanse | Ingen bevistekst eller åpen lenke |
Sammenlign feltkartet med eksporten fra oppdragsverktøyet og importen i regnskapssystemet. Prøv en vanlig post og en retting, og kontroller hvilke felt som faktisk blir mottatt.
Velg ett sted som lager fakturaen
Hvis både oppdragsverktøy og regnskapssystem kan fakturere, bestem hvilket som gjør det i den avtalte flyten. Et overført grunnlag må ikke bli et nytt krav når originalfakturaen allerede eksisterer. Dokumentnummer og import-ID har ulike roller og må ikke forveksles.
Avtal kontrollsummer for antall poster, beløp og avvisninger. En grønn melding om at filen er sendt beviser ikke at mottakersystemet har bokført riktig. Feil skal ha eier, frist og en trygg prosedyre for nytt forsøk.
Fortsett med akseptansetest og feilretting.