Finn riktig del av guiden
Godkjenn leveransen før kostnaden fordeles
En leverandørfaktura med teksten «vakttjenester» sier lite om hvilke av deres kunder som bar kostnaden. Bestill med oppdrags-ID, sted, tidspunkt, omfang og avtalt prisgrunnlag. Den operative ansvarlige må kontrollere leveransen; regnskapsføreren skal ikke gjette om vaktene ble utført.
Eksempel på en avvikende faktura
Dere bestiller 40 timer hos en underleverandør. Fakturaen viser 44 timer og reise. En arbeidsrapport forklarer fire ekstra timer, men bestillingen sier ingenting om reise.
| Post | Dokumentasjon | Videre behandling |
|---|---|---|
| 40 timer | Bestilling og utført tid samsvarer | Klar for godkjenning |
| 4 ekstratimer | Endring bekreftet av vaktleder | Kontroller bestillingsrett og pris |
| Reise | Ikke avklart i bestillingen | Be om avtalegrunnlag |
Tvist om én post skal ikke skjules ved å flytte hele kostnaden til en generell driftskonto. Hold avviket synlig og ta stilling til hvilken kostnad som må inngå i periodens oppdragsresultat sammen med regnskapsfører.
Egen kontroll av leverandørforholdet
Kommersiell fakturakontroll erstatter ikke kontroll av nødvendige tillatelser, kvalifikasjoner, avtaler og ansvar hos leverandøren. Avklar også om forholdet faktisk er kjøp av en leveranse eller innleie av personell; det påvirker hvilke faglige vurderinger som må gjøres.
Ved månedsslutt må bestilte og utførte leveranser uten faktura listes separat. Ellers får dere en kunstig god margin i én måned og en kostnadstopp i neste.
Bruk månedslukk og objektmargin som neste kontroll.