Finn riktig del av guiden
Ett kundeforhold kan inneholde flere leveranser
Et alarmselskap kan selge utstyr, utføre oppsett og levere løpende overvåking i samme avtale. Oppgjøret må vise hva som er engangsleveranse, hva som gjentas og hva som utløses av en hendelse. Ikke la datoen en sensor registreres automatisk bli kundens betalingsstart.
Eksempel på en kontrollert aktivering
Kunden signerer den 3., installasjonen skjer den 10., og avtalt overvåking aktiveres den 12. Hvilken dato abonnementet faktureres fra må følge avtalen og bekreftet aktivering. De andre datoene beholdes fordi de dokumenterer forskjellige hendelser.
| Prisledd | Utløsende grunnlag | Kontroll |
|---|---|---|
| Installasjon | Avtalt og bekreftet leveranse | Omfang og eventuelle endringer |
| Utstyr | Salg eller annen avklart modell | Serienummer og eierskap |
| Overvåking | Aktiv tjenesteperiode | Start, pause og opphør |
| Utrykning | Avklart hendelse etter avtalen | Unik hendelsesreferanse |
Regneeksempel for første del av en måned
Anta en illustrativ månedspris på 1 000 kroner uten merverdiavgift. Avtalen sier at første periode beregnes etter aktive kalenderdager i måneden. Overvåkingen aktiveres 12. april. Med både aktiveringsdagen og siste dag inkludert gir dette 19 av 30 dager: 1 000 × 19 / 30 = 633,33 kroner.
Registrer avtalens regel for første periode, og prøv beregningen før automatisk fakturering.
| Dato i eksemplet | Betydning | Utløser abonnementspris? |
|---|---|---|
| 3. april | Signert avtale | Ikke i denne modellen |
| 10. april | Installasjon utført | Eventuell egen leveranse |
| 12. april | Overvåking aktivert | Første abonnementsdag |
Kontroller at installasjonskostnaden ikke trekkes inn i den samme dagsberegningen dersom den er et separat prisledd. Avrunding og håndtering av en senere datoretting må også være lik i kilden og på fakturaen.
Bevar avtalen ved tekniske endringer
Bytte av en defekt enhet skal ikke automatisk skape et nytt abonnement. En teknisk enhets-ID og kundens avtale-ID må derfor skilles. Test også midlertidig frakobling, eierskifte og flere anlegg hos samme kunde.
Gi regnskapsfører avtalen og en oppstilling av prisleddene, slik at bokføring og avgiftsbehandling kan vurderes for leveransen. I systemoppsettet kobles hver abonnementsperiode til avtale og bekreftet aktiveringsdato.
Se utstyr med senere overvåking og avslutning av abonnement.
Lag en månedlig abonnementsavstemming
Sammenlign avtalene som skal være aktive med det som faktisk ble fakturert. Kontroller begge retninger: aktive tjenester uten faktura, og fakturerte perioder uten bekreftet aktiv avtale. En høy fakturatotal kan skjule at én kunde mangler og en annen faktureres dobbelt.
| Avvik | Første undersøkelse | Hvem må gi svar? |
|---|---|---|
| Aktivt anlegg uten abonnementspost | Mangler aktiveringsdato, kunde eller prisregel? | Avtale- og systemansvarlig |
| Opphørt avtale fortsatt fakturert | Har opphør kommet frem til fakturakilden? | Avtaleansvarlig |
| Ny enhet gir nytt abonnement | Brukes enhets-ID i stedet for avtale-ID? | Systemansvarlig |
| Feil beløp etter endring | Hvilken prisversjon og delperiode ble brukt? | Fakturaansvarlig |
Eksempel: Kunden har tre lokasjoner under én avtale. En sensor byttes ved én lokasjon. Det skal kunne registreres som teknisk endring uten at avtalen starter på nytt eller får en ekstra abonnementsperiode. Test dette før en integrasjon som bygger på enhetshendelser tas i bruk.
Avklar når prisgrunnlaget endres
Et nytt anlegg, en pause, eierskifte og en utstyrsreparasjon er forskjellige hendelser. Avtal for hver type om den påvirker pris, hvilken dato som gjelder og hvem som godkjenner. Hvis delperioder skal beregnes, må beregningsregelen være forstått og prøvd med et konkret eksempel.
Ved feil rett først kilden og kontroller deretter om fakturaen må korrigeres. Behold koblingen til den opprinnelige posten. En generell «oppdater alle avtaler»-jobb er risikabel hvis den også endrer gamle perioder.
Vil dere rydde opp i dette uten å bytte alarmplattform, kan et forbedringsoppdrag starte med avstemmingen av én avsluttet periode.
Har kunden betalt for et helt år, bruk kontrollen av årsavtaler til å unngå overlapp mellom ordinær fakturering og nye tillegg.