Finn riktig del av guiden
Endringen må ha en virkningsdato
Hvis en kunde øker fra én til to poster fra den 16., må dere kunne fakturere begge perioder uten å endre den gamle kontraktens historikk. Lag ny avtaleversjon med virkningsdato, godkjenner og hvilket prisledd som endres. En e-post er ikke tilstrekkelig som systemregel før innholdet er registrert og kontrollert.
Et praktisk endringskort
| Felt | Eksempel | Hvorfor det trengs |
|---|---|---|
| Oppdrag | Objekt B-14 | Hindrer endring på feil sted |
| Gjelder fra | Den 16. i måneden | Skiller gammel og ny leveranse |
| Omfang | To poster i stedet for én | Styrer bemanning og kontroll |
| Prisregel | Ny fastpris med avtalt delperiode | Hindrer tilfeldig dagsdeling |
| Godkjent av | Kundens bestillingsansvarlige | Dokumenterer avtalt endring |
Ikke beregn automatisk halv månedspris bare fordi endringen skjer midt i måneden. Fordeling må følge avtalen. Ved uenighet kan dere fakturere den avklarte delen og holde resten i en synlig avvikskø.
Gjør endringen i riktig rekkefølge
Vaktleder bekrefter operativt omfang. Avtaleansvarlig bekrefter pris. Fakturaansvarlig kontrollerer første faktura som bruker ny versjon. En testlinje bør vise både tidligere og ny periode før noe sendes.
Prisregulering ved fornyelse bør være en egen hendelse med kilde, beregningsgrunnlag og varsel i tråd med kontrakten. Systemet må heller ikke bytte fakturamottaker bakover på gamle dokumenter.
Se kontraktsfornyelse for periodisk kontroll. Hvis feil allerede er fakturert, bruk kreditnota og tvist.