Finn riktig del av guiden
Finn årsaken til at arbeidet venter
En liste over registrerte timer er ikke en liste over sikre kundekrav. Noen timer inngår i fastprisen. Andre mangler kundebestilling, pris eller intern godkjenning. Noen er klare til fakturering, men stoppet i en eksport. Del opp listen etter årsak før dere sender noe.
Begynn med oppdrags-ID, periode, utført aktivitet og hvilken avtale som gjaldt. Sammenlign dette med faktisk fakturerte linjer. Se etter både manglende poster og poster som allerede er avregnet på en annen faktura.
Bruk statuser som fører til handling
| Status | Hva som mangler | Neste handling |
|---|---|---|
| Inngår i fastpris | Ingen separat fakturering skal skje | Knytt til avtalt leveranseperiode |
| Mangler bestilling | Kundens betalingsplikt er ikke avklart | Avtaleansvarlig undersøker bestillingen |
| Mangler pris | Leveransen er avklart, prisregel mangler | Finn eller avtal riktig prisgrunnlag |
| Mangler intern godkjenning | Faktisk tid er ikke kontrollert | Vaktleder kontrollerer registreringen |
| Avvist i overføring | Mottakeren har ikke behandlet posten | Rett årsaken og kontroller nytt forsøk |
| Klar for faktura | Nødvendig grunnlag er godkjent | Ta med i avtalt fakturering |
En status som bare heter «åpen» skjuler forskjellen mellom en kommersiell tvist og en teknisk feil. Den gjør det også vanskelig å vite hvem som kan løse saken.
Eksempel på en restliste ved månedsslutt
Bedriften har 30 utførte ekstratimer som ikke vises på siste faktura. I dette eksemplet er 18 timer bestilt og godkjent, åtte mangler dokumentert bestilling, og fire er avvist fordi mottakeren ikke kjenner oppdrags-ID-en.
| Gruppe | Timer | Behandling |
|---|---|---|
| Bestilt og godkjent | 18 | Kontroller at de ikke er fakturert annet sted |
| Bestilling uavklart | 8 | Følg opp med kundens bestillingsansvarlige |
| Teknisk avvist | 4 | Rett koblingen og bekreft mottak |
Alle 30 timene kan være faktisk arbeid og relevant kostnad, selv om bare deler er klart fakturagrunnlag. Ikke slett tiden for å få fakturalisten til å stemme. Lønnsgrunnlaget har sin egen behandling.
Avstem mot den ferdige fakturaen
Etter fakturering må posten få referanse til dokumentet eller en annen kontrollert avregning. En merkelapp «sendt til faktura» er ikke nok hvis importen ble avvist eller fakturaen aldri ble ferdigstilt.
Bruk stabile linje-ID-er ved overføring. Hvis samme post får ny ID hver gang filen lages, kan en omkjøring produsere et nytt krav. Ved ukjent mottaksstatus må dere undersøke mottakeren før dere prøver igjen. Feilrutinen viser forskjellen mellom avvist og ukjent resultat.
Følg alder og årsak, ikke bare totalbeløp
Del oversikten i ferske poster, poster som har passert neste ordinære fakturering og gamle avklaringer. Bruk periodene som passer virksomheten, og la hver post ha ansvarlig, siste kontakt og neste handling. Et gammelt krav trenger en konkret vurdering, ikke automatisk ny fakturering fordi det fortsatt står i listen.
Dersom den samme kunden ofte mangler bestillingsreferanse, bør dere rette bestillingsrutinen. Dersom pris mangler etter hver avtaleendring, må prisversjonen inn tidligere. Dersom ferdige poster stadig avvises, ligger problemet i dataflyten. Ulike årsaker krever ulike tiltak.
Vis usikkerheten i rapporten
Ledelsen bør se godkjent fakturagrunnlag, uavklart kundekrav og utført arbeid som inngår i fastpris hver for seg. Regnskapsfører vurderer bokføring og periodisering ut fra avtale og dokumentasjon. Ikke bruk restlistens totalsum som om alt var sikker inntekt eller penger som kommer på samme dato.
Kombiner listen med månedslukk og likviditetsstyring. Trenger dere hjelp med å finne hullene, kan kontroll av fakturagrunnlaget ta utgangspunkt i én avsluttet periode.