Finn riktig del av guiden
Avstem mengden før oppdraget avsluttes
En bestilling på makulering eller datasletting er ikke det samme som dokumentert utført tjeneste. Bestilt, mottatt, ferdigbehandlet og fakturerbart antall må kunne sammenholdes. Økonomiflyten trenger avtalte enheter og en kontrollert referanse til leveransebeviset, ikke dokumentenes innhold eller dataene som skulle slettes.
Avtal måleenhet, pris, hvem som godkjenner avvik og hvilken dokumentasjon kunden skal motta. Faglig ansvarlig må velge metode og vurdere om resultatet oppfyller oppdraget. En administrativ avstemming erstatter ikke denne vurderingen.
Eksempel: beholdere og lagringsenheter i samme ordre
Kunden bestiller ti beholdere til 400 kroner per beholder og sletting av 20 lagringsenheter til 150 kroner per enhet. Henting er avtalt til 800 kroner. Beløpene i eksemplet er uten merverdiavgift.
Ved mottak kommer ti beholdere og 19 lagringsenheter. Innholdet i alle ti beholderne blir godkjent ferdigbehandlet. Én lagringsenhet mangler. Av de 19 mottatte lagringsenhetene blir 17 godkjent ferdigbehandlet. To har et uavklart resultat og holdes utenfor sluttgrunnlaget. I denne eksempelavtalen betales slettingen bare for godkjent ferdigbehandlede enheter.
| Prisledd | Bestilt | Godkjent grunnlag nå | Beløp |
|---|---|---|---|
| Beholdere | 10 | 10 × 400 kr | 4 000 kr |
| Lagringsenheter | 20 | 17 × 150 kr | 2 550 kr |
| Henting | Én avtalt henting | 800 kr | 800 kr |
| Sum | 7 350 kr |
Bestillingsverdien var 7 800 kroner. Forskjellen på 450 kroner består av én ikke mottatt og to uavklarte enheter. Den er ikke automatisk rabatt eller kreditnota. Dersom ingenting er fakturert ennå, er den her en forskjell mellom ordre og godkjent fakturagrunnlag. Hvis hele ordren allerede er fakturert, må ansvarlig avklare en dokumentert korreksjon av fakturaen.
Gi hver rest en eier og neste handling
Oppdragsleder avklarer den manglende enheten med kunden. Faglig ansvarlig avklarer de to uferdige enhetene: nytt forsøk, retur eller en særskilt bestilt annen behandling. En eventuell ny pris eller metode krever avklaring; den skal ikke oppstå som en automatisk fakturalinje.
Hold fysisk håndtering atskilt fra behandlingsstatus. En enhet med godkjent sletting kan fortsatt vente på retur. En returnert enhet er ikke dermed dokumentert slettet. Før avslutning må beholdningen stemme: 19 mottatt er 17 ferdigbehandlet og to uavklart, og hver mottatt enhet må ha en avtalt videre håndtering. Bruk begrensede enhetsreferanser i et egnet faglig register fremfor beskrivelser av innholdet i regnskapet.
Kontroller også den kjøpte tjenesten
Har en underleverandør fakturert alle 20 enhetene, må grunnlaget undersøkes. Leverandøravtalen kan ha andre prisvilkår enn kundeavtalen. Avklar om fakturaen skal korrigeres, om behandling gjenstår, eller om det finnes en avtalt kostnad også ved mislykket behandling. Ikke trekk automatisk samme beløp på begge sider.
Følg kontroll av underleveransen før kostnaden lukkes. Leverandørens faktura er ikke alene bevis for at kundens avtalte metode er oppfylt.
Samle det som trengs for oppgjøret
Økonomi får ordre, godkjent antall, prisversjon og bevisreferanse. Kunden får avtalt leveransedokumentasjon gjennom riktig kanal. Åpne mengder får ansvarlig person og dato for oppfølging, også når den ferdige delen kan faktureres separat etter avtalen.
Kontroller tilgang til dokumentasjon før et eksportoppsett tas i bruk. Oppdragsansvarlig må få bekreftet avtalt behandling og dokumentasjon før leveransebeviset godkjennes.