Finn riktig del av guiden
Avtal hva som slutter og når
En oppsigelse kan gjelde hele kundeforholdet, ett objekt eller én del av tjenesten. Finn avtalen og bekreft hvilke leveranser som opphører, siste leveransedag og hvem hos kunden som godkjenner avslutningen. Bruk de faktiske kontraktsvilkårene for frister og oppgjør.
Lag en avslutningsplan sammen med driftsansvarlig og økonomi. En dato i fakturasystemet er bare én del av planen. Folk, fysisk utstyr og systemtilganger må også håndteres. Hvis en ny leverandør overtar, bør tidspunkt og ansvar for overleveringen være tydelige for kunden og begge driftsorganisasjonene.
Samle de åpne punktene
| Område | Kontroll før avslutning |
|---|---|
| Siste leveranse | Hvilke vakter, runder og avtalte tillegg gjenstår? |
| Bemanning | Hvem får beskjed, og hvilke fremtidige vakter berøres? |
| Kundens eiendeler | Hvilke nøkler, kort og enheter skal leveres tilbake? |
| Eget utstyr | Hva hentes, blir stående etter avtale eller er til reparasjon? |
| Tilgang | Hvem avslutter brukere og tilkoblinger, og når? |
| Økonomi | Hvilke timer, innkjøp, krav og betalinger er åpne? |
Gi hvert punkt en ansvarlig og en bekreftet status. «Sendt til oppfølging» er ikke det samme som returnert, avsluttet eller avregnet.
Planlegg overleveringen uten å skape et hull
Driftsansvarlig avtaler siste vakt og eventuell overlevering av den informasjonen kunden skal ha. Registrer hva som er levert, til hvem og når. Kunden må kunne forstå hvor deres ansvar slutter og en ny leveranse begynner.
Hvis overleveringen krever ekstra timer, avklares bestilling og pris før arbeidet gjennomføres. Ekstra møte, opplæring av ny leverandør og dokumentuttrekk bør ikke bli usynlig merarbeid. Samtidig må opprinnelig avtalte avslutningsoppgaver være med i planen.
Kvitter for utstyr og tilganger
Sammenlign returen med det som faktisk er utlevert. Bruk enhetsreferanser, tilstand og mottakerkvittering. Mangler en enhet, behold den som et åpent punkt med neste handling. Det er forskjell på utstyr som ikke er levert tilbake, og utstyr som er avtalt overtatt av kunden.
Utstyrsoversikten viser grunnlaget. Tilgang og rollebytte følger systemene. Ta vare på nødvendig økonomisk dokumentasjon selv om brukernes daglige tilgang til objektet fjernes.
Lukk siste oppgjør med riktig historikk
Samle faktisk tid frem til siste leveranse, godkjente tillegg, utlegg og kjøpte tjenester. Kontroller hva som allerede er fakturert og hva kunden har betalt. En tidligere ubetalt faktura skal fortsatt følges opp som det opprinnelige kravet.
Hvis kunden bestrider én del, vis beløp og grunn separat fra det som er avklart. Kreditnota og fakturatvist hjelper med korreksjonen. Har kunden betalt på forhånd, må forskudd og eventuell refusjon avstemmes.
Mangler en underleverandørfaktura, blir kostnaden stående i oppfølgingen med forventet beløp og bestillingsreferanse. Oppdraget er ikke økonomisk ferdig bare fordi kundens siste faktura er sendt.
Bruk avslutningen til å planlegge videre
Se hvilke folk, enheter og tidsvinduer som faktisk blir ledige. En avsluttet kunde gir ikke nødvendigvis fullt disponibel kapasitet neste dag. Oppdater budsjett og tilbudsplan med realistiske datoer.
For store kundeforhold brukes kundekonsentrasjon til å følge effekten på bedriften. Behold også en tydelig kontakt for senere spørsmål om oppgjøret, så gamle restpunkter får et sted å lande.