Finn riktig del av guiden
Velg hvilke forespørsler dere vil jobbe med
En forespørsel er først verdt et grundig tilbud når dere forstår leveransen og har en realistisk måte å bemanne den på. Sett av en kort første gjennomgang før dere bruker flere dager på kalkyle og dokumentasjon. Hvem er kunden, når skal oppdraget starte, og hva gjør det interessant for bedriften?
Se etter samsvar med dagens drift. Et objekt tett på eksisterende rute kan bruke kapasiteten bedre. Et fjernt objekt med et kort tidsvindu kan kreve egen reise og reserve selv om timeantallet er lavt. En stor kunde kan gi stabilitet, men også binde en stor del av mannskapet.
Få svar på det som endrer prisen
Beskriv spørsmålene presist og samle svarene i tilbudsgrunnlaget. For et anbud følger spørsmål og innlevering fristene og kanalene i konkurransedokumentene. For en privat forespørsel avtales en tilsvarende ryddig avklaring med bestilleren.
| Spørsmål | Hvorfor svaret er viktig |
|---|---|
| Hvilke steder, poster og tidsvinduer gjelder det? | Bestemmer bemanning, reise og samtidighet |
| Hva varierer med sesong og åpningstid? | Viser om normaluken er et godt kalkylegrunnlag |
| Hva skal følge en ekstrabestilling? | Gjør tillegg mulig å bestille og kontrollere |
| Hvilket utstyr og hvilken opplæring kreves? | Synliggjør oppstart og bindinger |
| Hvem tar imot rapport og faktura? | Avdekker krav til dokumentasjon og systemarbeid |
| Hvordan håndteres endring, fornyelse og opphør? | Viser hvor lenge kostnad og kapasitet bindes |
Et ubesvart spørsmål må få en synlig behandling: innhent svar, beskriv en tillatt forutsetning eller ta stilling til om dere kan levere et tilbud. I en konkurranse må tilbudet følge dokumentenes krav til forutsetninger og forbehold. Be om presisering gjennom oppgitt kanal hvis grunnlaget er uklart.
Lag en leveranseplan før totalsummen
Be driftsansvarlig beskrive en normaluke og en travel uke. Ta med ferie, overlapp, fraværsdekning, reise og oppfølging. Økonomiansvarlig bruker samme plan til kostnadskalkylen. Da unngår dere at tilbudet regner med færre timer enn driften faktisk trenger.
Deretter velges prismodell og kalkyle. Skill oppstartskostnader fra gjentakende drift. Vurder også betalingsgapet frem til kunden betaler.
Gjør alternativene lette å sammenligne
Hvis kunden åpner for ulike løsninger, beskriv hvert alternativ med samme struktur: omfang, tidspunkt, pris, inkluderte oppgaver og tillegg. Vis hva kunden får ved å velge det ene fremfor det andre. En rimeligere løsning som dekker færre timer må ikke se ut som identisk leveranse.
Legg bare ved dokumentasjon kunden ber om eller trenger for å vurdere tilbudet. Bruk korrekte opplysninger om virksomheten, erfaringen og personene som faktisk skal bidra. Avtal hvem som har ansvar for å kontrollere vedlegg og siste prisversjon før innlevering.
Ta en samlet beslutning før dere sender
La drift kontrollere leveranseevnen og økonomi kontrollere kostnad, betaling og risiko. Se også på avhengigheten av store kunder. En avtale kan være lønnsom alene og samtidig gjøre hele bedriften vanskeligere å omstille.
Noter hvorfor dere gir tilbud eller takker nei. Når kunden har bestemt seg, sammenlignes resultatet med begrunnelsen: var det pris, omfang, erfaring eller tidspunkt som avgjorde? Bruk dette til neste tilbud. Vinner dere oppdraget, går bestillingen videre til oppstart på nytt kundeobjekt.