Finn riktig del av guiden
Lag én plan for oppdrag og tilgjengelige folk
Festivaler, ferieavvikling og nye kundeobjekter kan kreve de samme medarbeiderne. En sesongplan må derfor vise mer enn antall ansatte. Del perioden i uker, og legg inn når kapasiteten faktisk er tilgjengelig, hvor arbeidet skjer og hvilke oppdragskrav som gjelder.
Begynn med faste kundeavtaler. Legg til bekreftede arrangementer og andre enkeltoppdrag. Vis tilbud som ennå ikke er vunnet separat, slik at dere ser både sikker belastning og mulige topper. To tilbud som gjelder samme helg kan være gjennomførbare hver for seg og umulige å levere samtidig.
Regn fra brutto til disponibel kapasitet
I et planleggingseksempel har bedriften 500 timer tilgjengelig før ferie og andre planlagte fratrekk i en uke. Ferie og kjent fravær bruker 60 timer. Opplæring og interne oppgaver bruker 20, mens reise og overlevering bruker 20. Det gir 400 timer til kundeleveranse og reserve.
| Bruk av kapasiteten | Timer |
|---|---|
| Bekreftede kundeoppdrag | 350 |
| Avsatt reserve | 30 |
| Fortsatt ledig til nye oppdrag | 20 |
| Sum | 400 |
En ny bestilling på 50 timer gir et gap på 30 timer hvis reserven skal beholdes. Det er dette gapet dere må finne en løsning på. Å bruke hele reserven gjør ikke behovet borte; det flytter risikoen til gjennomføringen.
Kontroller deretter fordelingen på personer, tidspunkter, steder og kompetanse. Summen kan vise ledig kapasitet selv om alle egnede medarbeidere allerede er opptatt på kundens ønskede tidspunkt. Planen må bygge på gjeldende arbeidsavtaler og arbeidstidsordninger.
Velg tiltak mens dere fortsatt har tid
| Tiltak | Undersøk før dere bestemmer dere |
|---|---|
| Flytte opplæring eller interne oppgaver | Hva må være gjennomført før oppdraget? |
| Bruke egne tilgjengelige medarbeidere | Passer oppdragskrav, reise og samlet arbeidsplan? |
| Rekruttere til sesongen | Når kan personen være klar for selvstendig disponering? |
| Kjøpe en leveranse | Er kapasitet, pris og ansvar bekreftet hos leverandøren? |
| Endre kundens bestilling | Finnes et alternativ kunden faktisk kan godta? |
| Takke nei | Er kostnaden eller gjennomføringsrisikoen for høy? |
Onboarding og kvalifikasjonskontroll må inngå i tidsplanen. Ved kjøpt dekning brukes en egen underleverandørbestilling. Et muntlig «det ordner seg» bør stå som usikkert frem til leveransen er bekreftet.
Oppdater når et tilbud blir en bestilling
Gi hvert mulig oppdrag en status og en beslutningsdato. Når tilbudet blir akseptert, flyttes kapasiteten til bekreftet arbeid. Hvis kunden utsetter svaret, må dere avgjøre hvor lenge kapasiteten skal holdes åpen og hvilke betingelser som står i tilbudet.
Avtal korte, faste gjennomganger før og under sesongen. Se særlig på nye bestillinger, forskjøvet oppstart, ferieendringer og leverandører som ikke har bekreftet. Del den oppdaterte planen med dem som gir tilbud, slik at salget bruker dagens kapasitet.
Se på kostnad og betaling samtidig
Mer tilgjengelig bemanning kan gi ekstra opplæring, reise, utstyr og oppfølging. Ta hele kostnaden inn i kapasitetsbudsjettet og sjekk likviditeten.
Etter sesongen sammenlignes planlagt og faktisk bruk. Hvilke topper var forutsigbare, og hvor oppstod ekstrakostnaden? Bruk erfaringen til neste sesong. Den løpende håndteringen av uventet bortfall er beskrevet i fravær og reserve.