Finn riktig del av guiden
Definer om kunden kjøper posttid eller arbeidstimer
Et bemannet kontrollpunkt kan prises etter tilgjengelig post, tidsvindu, godkjent aktivitet eller en kombinasjon. Avtalen må angi enheten og hvordan avvik påvirker oppgjøret. Posttimer og medarbeidertimer er ulike mål. To personer som overlapper på én post gir ikke automatisk to fakturerbare poster.
Antall kontrollerte personer skal heller ikke uten videre bli inntekt eller grunnlag for personalvurdering. Begynn med avtalt leveranse og godkjent målegrunnlag.
Eksempel: 16 posttimer og 17 medarbeidertimer
To poster skal være bemannet i åtte timer hver, totalt 16 planlagte posttimer. Registrert arbeid er 17 medarbeidertimer fordi overlevering og overlapp kommer i tillegg. Den ene posten er utilgjengelig i en halv time; i dette eksemplet arbeider medarbeideren fortsatt med oppdraget under stansen. Levert posttid blir dermed 15,5 timer, mens faktisk arbeid fortsatt er 17 timer.
| Grunnlag | Mengde | Hva det forklarer |
|---|---|---|
| Planlagte posttimer | 16 | Kundens bestilte kapasitet |
| Leverte posttimer | 15,5 | Kapasitet etter dokumentert stans |
| Registrerte medarbeidertimer | 17 | Faktisk arbeid, inkludert overlapp og arbeid under stans |
| Avvik fra avtalt kapasitet | 0,5 posttime | Grunnlag for kommersiell vurdering |
Vaktleder må kontrollere årsaken og tidsrommet for stansen. Ikke beregn levert posttid ved å summere medarbeidertimer: det vil skjule både overlapp og manglende tilgjengelighet.
Bruk bare avtalens prisregel
For å vise beregningen antar vi en eksempelavtale der kunden betaler 700 kroner per levert posttime og stansen skal trekkes fra. Full kapasitet ville gitt 16 × 700 = 11 200 kroner. Avviket gir 0,5 × 700 = 350 kroner i reduksjon. Godkjent vederlag blir 10 850 kroner. Beløpene i eksemplet er uten merverdiavgift.
Med en fast tilgjengelighetspris, en annen avviksregel eller en annen ansvarsfordeling kan oppgjøret bli annerledes. Avklar dette før tallene sendes videre. Er full pris allerede fakturert, må en eventuell kreditnota behandles som egen korreksjon.
En beregnet personalkostnad på 350 kroner per medarbeidertime ville her gitt 17 × 350 = 5 950 kroner. Differansen til vederlaget er 4 900 kroner før andre oppdrags- og bedriftskostnader. Registrer faktisk arbeid uavhengig av prisreduksjonen; en halv time mindre kundeleveranse betyr ikke automatisk en halv time mindre lønn.
Behold referansene, begrens detaljene
Koble oppgjøret til avtaleversjon, postreferanse, tidsvindu, godkjent avvik og ansvarlig godkjenner. Økonomi trenger normalt ikke navn på kontrollerte personer, bagasjeopplysninger eller hendelsesinnhold. Begrens også hva en postreferanse røper når den vises på fakturaen.
Før eksport bør dere teste én overlapp, én stans og én etterfølgende retting. Kontroller at rettingen erstatter riktig grunnlag, at samme posttid ikke eksporteres to ganger og at fritekst eller vedlegg ikke følger med utilsiktet. Bruk akseptansetesten.
Fordel ansvar før oppdraget påtas
Oppdragsansvarlig må ha kontroll på tillatelser, fullmakter, opplæring og stedets krav før bemanningen godkjennes. Gjør krav og kontrollert status tilgjengelig for den som disponerer medarbeiderne.
Når kapasiteten inngår i et større objekt, fortsett med fast objekt og avtalt omfang. For bemanningen brukes kvalifikasjonskontroll sammen med faktisk arbeidstid.