Finn riktig del av guiden
Start med avtalen for objektet
Bruk én oppdrags-ID fra kontrakt til timer, fakturalinjer og kostnadsrapport. Beskriv hva månedsprisen dekker, hvilke oppgaver som kan bestilles i tillegg og hvem hos kunden som kan godkjenne dem. Gateadresse alene er en svak nøkkel når kunden har flere avtaler på samme sted.
Denne guiden bruker én full måned for å vise forskjellen mellom planlagt bemanning, faktisk arbeid, lønnsgrunnlag og kundens faktura. Beløpene er illustrative og uten merverdiavgift.
Månedseksemplet: fastpris og ekstravakter
Avtalen har 24 000 kroner i fast månedspris, og 160 timer er opprinnelig planlagt. Kunden avbestiller én vakt på åtte timer. I dette konkrete eksemplet er det avtalt at avbestillingen ikke reduserer månedsprisen. En annen avtale kan gi et annet oppgjør.
I tillegg utføres tolv ekstratimer til avtalt pris på 600 kroner per time. Ni er bestilt og godkjent av kundens bestillingsansvarlige. Tre er faktisk utført, men partene er uenige om bestillingen.
| Aktivitet | Opprinnelig plan | Faktisk utført | Kundens prisgrunnlag |
|---|---|---|---|
| Ordinære vakter som gjennomføres | 152 timer | 152 timer | Inngår i fastpris |
| Avbestilt vakt | 8 timer | 0 timer | Fastpris etter vilkåret i eksemplet |
| Godkjente ekstravakter | 0 timer | 9 timer | 9 × 600 kr |
| Ekstratimer med omstridt bestilling | 0 timer | 3 timer | Til avklaring |
| Sum | 160 timer | 164 timer | Fastpris og avklart tillegg |
Det avklarte fakturagrunnlaget er 24 000 + 5 400 = 29 400 kroner. De tre omstridte timene vises som et eget avvik med ansvarlig og neste handling. De skal ikke forsvinne fra oversikten fordi de ikke er klare til faktura.
Lønn følger et annet grunnlag enn kundens pris
De 164 utførte timene må fordeles på riktig medarbeider, dato og arbeidsforhold før lønnsbehandlingen. Lønnsarter og tillegg følger de avklarte reglene for medarbeiderne. En kunde som avviser en ekstra fakturalinje avgjør ikke dermed om tiden var arbeidet eller skal betales.
Den avbestilte vakten må vurderes separat av lønnsansvarlig ut fra arbeidsforhold og gjeldende grunnlag. Null utførte timer er ikke i seg selv en avgjørelse om betalingsplikt til en medarbeider som var satt opp. Eksemplet beregner derfor ikke automatisk lønn for avbestillingen.
Hvis dere har flere personer på samme vakt, registreres faktisk overtakelse og eventuell overlapp. En delt vakt skal ikke bli to hele kundevakter i eksporten. Se vaktbytte og lønnskontrollen.
Kontroller grunnlaget i fire trinn
- Sammenlign original plan med faktisk tid. Finn avbestillinger, forlengelser, erstattere og overlapp.
- Sammenlign faktisk tid med kundeavtalen. Skill fastpris, inkluderte ytelser, godkjente tillegg og uavklart arbeid.
- Avstem eksporten mot det mottakeren faktisk behandlet. Behold referansen mellom kildepost og faktura eller lønnspost.
- Legg inn kjente kostnader fra innleie, reise og utstyr før objektets resultat vurderes.
En samlet månedsrapport uten disse skillene kan ha riktig totalsum, men feil grunnlag. Et eksportoppsett som bare sender alle timer til fakturering, vil for eksempel fakturere fastpristimene en gang til.
Hvis avklaringen kommer etter fakturering
Kunden godkjenner senere to av de tre omstridte timene. Registrer avgjørelsen med referanse til bestillingen og opprinnelig timepost. Kontroller at de to timene ikke allerede er fakturert. Den siste timen får en dokumentert kommersiell avgjørelse; den slettes ikke fra faktisk arbeid.
Ved feil på en allerede sendt faktura brukes en kontrollert kreditnota eller korreksjon. Ikke endre historisk prisversjon slik at gamle fakturaer mister forklaringen sin.
Bruk måneden til å forbedre neste avtale
Hvis ekstraarbeid stadig mangler bestilling, må kundens bestillingsrutine bli tydeligere. Hvis faktisk kostnad øker uten mer inntekt, undersøk om omfanget har endret seg eller tilbudskalkylen var for svak.
Bruk prising av vaktavtaler før ny kontrakt. Følg ufakturert arbeid løpende og bruk objektkalkylen ved månedsslutt.